Administrationens egendynamik - möten och dokument i samspel

En allt större andel av arbetstiden i många organisationer sägs idag ägnas åt administrativa sysslor. I en rad undersökningar diskuteras ökade dokumentationskrav, redovisningskrav, evidenskrav och en expanderande utvärderingpraktik. Flera faktorer antas ha banat väg för denna utveckling. Nya styrnings- och kontrollmekanismer i offentlig sektor har samlats i beteckningar som New Public Management, The Audit Society, evidensrörelsen och administrationssamhället. En praktisk konsekvens av utvecklingen är att två av administrationens konkreta huvudingredienser – möten och pappersgöra – accentueras. Sammantaget antas administration ta tid och engagemang från det som uppfattas vara kärnan i verksamheten. I forskning, på fältet, liksom i medier lyder den allmänna uppfattningen att den ökande administrationen utgör en pålaga, något som avkrävs "uppifrån".
I tidigare studier har vi emellertid iakttagit att det också förekommer en omedelbar och förgivettagen administrationsorientering från de anställda själva. Samtidigt som de uttryckt en byråkratikritik – man suckar över möten eller nya dokumentationskrav – tas ofta engagerade administrativa initiativ. Mötesformer utvecklas och förfinas, dokumentering specialiseras och teknifieras. Inte minst är möten och dokument tätt sammanlänkade som förutsatte de varandra: möten generar både nya möten och dokument, dokument genererar både nya dokument och möten. Ett sätt att förstå denna dubbelhet är att administrativa sysslor kan vara lockande som en viktig arena för inflytande: de kan för vissa yrkesrepresentanter erbjuda ett sammanhang ”where the action is”, där kompetens kan jämföras och visas upp och strider vinnas eller förloras.
I detta projekt ställer vi därför frågan om det finns självgenererande krafter och rundgång i dokumenteringspraktiker och möten; är det möjligt att identifiera en "administrationens egendynamik"? Vi utgår från att en framgångsrik spridning av nya administrativa arbetssätt inte bara kan förklaras av ekonomiska och ideologiska styrmedel från statsmakternas håll. Kan det vara så att det i tillägg till en administrationens lockelser också finns en egendynamik som handlar om ett samtida förgivettaget arbetssätt; vi arbetar idag i större utsträckning än tidigare via möten och dokument vilket i sig kan antas vara en självförstärkande process.
Det sätt på vilket man samlat in sitt empiriska material kan antas ha betydelse för den hittills dominerande skildringen av administration. Utvärderingar om inställning till arbetstagares administrativa sysslor bygger ofta på enkäter. Möjligen är det svårare att i enkäter uppge att det finns något lockande i administrativa göromål än att beklaga sig över att det tar tid från kärnverksamheten. För att inte bara fånga kulturella förgivettaganden utan även komma bortom dessa, fäster vi vikt vid att använda flera olika kvalitativa metoder. Med en etnografisk ansats ska vi konkret och detaljnära studera ett urval av fyra behandlingsinstitutioner med flera olika kvalitativa metoder: fältobservationer där vi följer de anställda under arbetsdagen, samtalsintervjuer och fokusgrupper. Institutionernas samlade mötes- och dokumenteringspraktiker kartläggs för att undersöka hur dessa konkret strukturerar arbetet samt vilken hållning man intar till dessa. Våra frågor orienterar sig mot fyra olika aspekter av mötets och dokumentets ekologi:
a) Möten och dokumenten i sig: Vilka former och typer av möten förekommer i verksamheterna?
b) Samspelet: På vilket sätt samspelar möten och dokument; hur samspelar medarbetare kring möten och dokument?
c) Redogörelser: Hur förklarar man skilda möten och dokument? Är de ett ”måste” eller ses de som väsentliga? Beklagar man sig över prioriteringar i relation till det man uppfattar som kärnverksamhet (klientarbetet)?
d) Engagemang: På vilket sätt involveras man i möten och dokument och hur signaleras intresset där för? Finns det tecken på distanseringsstrategier?
Med konkret och kontextberoende kunskap avser projektet att komplettera gängse organisationsteoretiska förklaringar till expanderande administrationspraktiker – svar som inte kan tas för givna utan bör undersökas empiriskt. Projektet torde vidare ha ett allmänintresse på så sätt att det belyser samtida sätt att organisera arbetet för en mängd yrkesgrupper. Vidare berör projektet den aktuella frågan om administrationens expansion på bekostnad av kärnverksamhet.