Framtidens mötesindustri: affärsmodeller, interaktioner och värdskap i digitaliseringens tidsålder

Besöksnäringen har drabbats svårt av Covid-19 pandemin. Sedan WHO deklarerade global pandemi i mars 2020 har branschens förutsättningar förändrats radikalt då både affärsresande och privat turism i Sverige har minskat drastiskt. Mötesindustrin har under denna tid prövats på ett exceptionellt sätt.
Mötesindustrin har stor betydelse inom besöksnäringen då den genererar besökare på helårsbasis och är därmed basen för många destinationer. En hållbar mötesindustri är således viktig för att skapa en resilient besöksnäring.

Det råder dock ingen tvekan om att pandemin har tvingat fram ett antal förändringar inom mötesindustrin som beskrivs som starten på en strukturomvandling. Exempelvis ser Sylvia Nylin på Svenska Möten en framtid driven av fortsatt digitalisering, nya affärsmodeller och nya paketeringar. Pandemin har även påskyndat digitaliseringen inom arbetslivet och när vi återgår till vardagen kvarstår utmaningen att återigen kommunicera det positiva i personliga möten inom och mellan organisationer. Denna utmaning hänger också samman med ett ökat hållbarhetstänk inom organisationer där många, speciellt större företag, undviker slentrianmässigt resande ur ett miljöperspektiv och väljer istället digitala- eller hybridlösningar. Behovet av att mötas kommer antagligen dock aldrig helt kunna ersättas av digitala lösningar utan det kommer säkerligen finns olika typer av möten för olika syften.
Syftet med den här studien är att undersöka konsekvenserna av mötesindustrins pågående strukturomvandling under Covid -19 pandemin och därigenom skapa ny kunskap om framtidens möten.

Studien utgår från ett strategiskt kommunikationsperspektiv och fokuserar dels på hur nya affärsmodeller och erbjudanden inom mötesindustrin kommuniceras samt dels på de kommunikativa processer som sker mellan deltagare i olika former av möten och på konferenser. Genom att studera både relationen
mellan mötesindustrin och gästerna och interaktioner mellan deltagare, i de bokade mötena, tar studien ett helhetsperspektiv på kommunikationen i framtidens mötesindustri.

Projektet undersöker dessa utmaningar och möjligheter utifrån ett strategiskt kommunikationsperspektiv genom en studie i tre faser och fokusområden:

I den första fasen genomförs kartläggning och analys över internationell och nationell mötesindustrins utmaningar för att undersöka hur nya erbjudanden kan paketeras och kommuniceras till målgrupper och andra intressenter.

I den andra fasen studeras interaktioner mellan gäster i olika typer av möten för att förstå hur mötesformen gör skillnad för deltagarna, hur kommunikation mellan deltagarna samt mötesformen kan anpassas efter sammankomstens syfte.

I den tredje fasen kommer digitaliseringens konsekvenser för värdskapet och gästfriheten inom mötesindustrin att undersökas genom en studie som främst består av intervjuer inom branschen.

Resultaten stärker mötesindustrin i digitaliseringens tidsålder och projektet ämnar öka branschens resiliens mot såväl ekonomiska störningar och andra problem. Insikter från projektet sprids löpande till målgrupper inom mötesindustrin och forskare.

Covid-19 pandemin har drabbat besöksnäringen hårt och mötesindustrin har påverkats extra mycket när fysiska möten ställs in. Mötesindustrin har stor betydelse för svensk besöksnäring. Den skapar många besökare och är basen för många destinationer. En hållbar mötesindustri är därmed viktig för att skapa
motståndskraft i svensk besöksnäring.

Fysiska möten har tidigare beskrivits i positiva ordalag men under pandemin har fysiska möten istället beskrivits som farliga i medier och något som bör undvikas. Under pandemin har därför digitala möten slagit igenom, men behovet av att mötas kommer dock att kvarstå. Det nya möteslandskapet kommer
sannolik bestå av en större variation av möten. Mötesindustrin är utsatt med tanke på att etablerade affärsmodeller inte är helt anpassade efter kundernas nya förväntningar och beteende. Projektet undersöker dessa utmaningar och möjligheter utifrån ett strategiskt kommunikationsperspektiv genom en
studie i tre faser och fokusområden:

I den första fasen genomförs kartläggning och analys över internationell och nationell mötesindustrins utmaningar för att undersöka hur nya erbjudanden kan paketeras och kommuniceras till målgrupper och andra intressenter.
I den andra fasen studeras interaktioner mellan gäster i olika typer av möten för att förstå hur mötesformen gör skillnad för deltagarna, hur kommunikation mellan deltagarna samt mötesformen kan anpassas efter sammankomstens syfte.
I den tredje fasen kommer digitaliseringens konsekvenser för värdskapet och gästfriheten inom mötesindustrin att undersökas genom en studie som främst består av intervjuer inom branschen. Resultaten stärker mötesindustrin i digitaliseringens tidsålder och projektet ämnar öka branschens
motståndskraft mot såväl ekonomiska och andra störningar. Insikter från projektet sprids löpande till målgrupper inom mötesindustrin och forskarvärlden. Kommunikation med näringen sker även kontinuerligt.

Målsättningen med projektet är att generera ny kunskap om framtidens möten för att stärka den svenska mötesindustrins motståndskraft under pågående digitalisering och strukturomvandling.